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L'ingénierie de transfert & déménagement d'entreprises

Votre entreprise déménage.

Que iXref soit votre maître d’œuvre dans la conception/réalisation de vos travaux d’aménagement ou de space planning ou que vous recherchiez un spécialiste pour le déménagement de votre société, nous pouvons vous accompagner en tant que AMO (assistance à la maîtrise d’ouvrage) dans cette spécialité.

Si, comme bon nombre d’entreprises vous réalisez en moyenne un déménagement tous les 3 à 5 ans, iXref peut être l’intermédiaire entre vous, maître d’ouvrage, et la société de déménagement, le maitre d’œuvre.

L'ingénierie de transfert consiste à vous conseiller dans l’ordonnancement des tâches à accomplir, dans la rédaction du cahier des charges en vue de l’appel d’offre, piloter les phases opérationnelles et organiser la réception des chantiers ainsi que d'organiser des prestations de SAV.

Les tâches à accomplir.

L’ampleur des tâches à accomplir dépend évidemment de la consistance de votre projet d’aménagement. Mais, même si les opérations consistent à suivre l’avancement d’un re-planning (des mouvements internes) ou un changement de site, les phases préparatoires seront semblables.

Les phases de pré-transfert.

La liste de ces phases de pré-transfert peut se décomposer de la façon suivante :

  • Ordonnancement et phasage des opérations,
    • qui emballe/qui déballe ?
    • quid de l’informatique utilisateur et des serveurs
    • quid de la téléphonie, des plantes,
    • mobilier neuf / mobilier à démonter
    • monte meuble versus ascenseurs
  • Organisation des visites conjointe AMO, maîtrise d’œuvre,
    • Repérages des moyens d’accès, prises de connaissance des difficultés
  • Inventaires des éléments à intégrer au déménagement,
    • Estimation des volumes
    • Vérification de l’adéquation entre les linéaires de départ et d’arrivée
  • Repérages des éléments particuliers (œuvre d’art, copieurs, coffre-fort),
  • Dans le cadre de projet important ou constitué de phases imbriquées constitution d’une base de donnée liée aux plans d’implantations permet de suive les multiples déplacements du mobilier et des hommes,
  • Réalisation des plans de transfert ; nomenclatures des locaux et des personnes.
  • Extraction des données issues des plans d’aménagement, validation des effectifs concernés.
  • l’objet du marché
  • les pièces constitutives du marché
  • la désignation des installations et de ces accès
  • la désignation des prestations du marché et hors marché
  • les conditions d'intervention
  • les clauses de sécurité et de sureté
  • les pénalités de retards d’exécution et résiliation
  • les autorisations administratives
  • les assurances
  • responsabilité
  • sous-traitance et transfert de marche
  • suspension-résiliation  
  • les prix & les modalités de paiement
  • les pénalités
  • clause de confidentialité
  • le bordereau de prix unitaires
  • etc…

L’ensemble des informations recueillies viendra enrichir le CCTP (Cahier des Clauses Techniques Particulières) en vue de l’appel d’offre auprès de déménageurs. La liste des soumissionnaires et leurs nombres sera défini conjointement avec la maître d’ouvrage.

Le CCTP pourra comporter les chapitres suivants :

Au CCTP sera adjoint les plans de transfert ou figurerons l’ensemble des informations indispensables au chiffrage et à la réalisation de la prestation ainsi que de tous documents permettant la bonne compréhension des enjeux de l’opération.

Suite à l’appel d’offre, le maître d’ouvrage et iXref dépouillerons les offres des soumissionnaires.

Le soumissionnaire retenu sera celui qui aura porté la plus grande attention au projet du maître d’ouvrage. En la matière, le moins « disant » n’est pas forcément le candidat retenu pour la réalisation du déménagement.

Une fois, le maître d’œuvre retenu, iXref organisera les réunions avec les divers intervenants afin de planifier et préparer le déménagement.

Une des phases les plus importantes dans cette période de préparation est la communication vers les salariés.

IXref assurera la communication en présentant :

  • le planning du déménagement
    • date de distribution cartons+étiquettes,
    • date de démarrage/ de fin.
  • les conditions de réalisation,
    • emballage/déballage,
    • repérage/signalétique,
    • déconnexion/reconnexion informatique.
  • les taches qui incomberont aux utilisateurs,
    • validation des listes,
    • confection des cartons,
    • étiquetage,
    • déconnexion/reconnexion informatique,
    • clean day.
  • les taches du maitre d’œuvre,
    • réservation des emplacements de stationnement
    • aide à l’emballage
    • SAV
  • les taches de l’AMO.
    • Signalétique sur le site d’arrivée
    • Repérage des bureaux d’arrivée
    • Hotline
    • Gestion du planning.

La dernière phase de ces opérations de pré-déménagement est la pose de la signalétique permettant aux équipes de déménageurs de se repérer dans le bâtiment et d’accéder le plus rapidement possible aux emplacements désignés sur les étiquettes de déménagement.

iXref préparera une signalétique temporaire avec repérage des étages concernés par une légende couleur et également par le marquage de chacun des postes de travail.

Le déménagement est préparé dans ces moindres détails, passons à la phase opérationnelle.

Les phases de transfert.

En phase opérationnelle, iXref assurera le pilotage des équipes de déménageurs et aura en charge le respect du planning et de l’ordonnancement, mais cette période sera surtout celle du maître d’œuvre.

les phases post-transfert

La phase post-transfert inclus essentiellement la gestion des opérations de SAV.

Il convient d’inclure le SAV dans le CCTP. Des équipes de déménageurs sont prévues au lendemain du déménagement pour :

  • Faire des ajustements sur l’implantation du mobilier,
  • Répartir/rechercher les cartons d’affaires personnelles,
  • Débarrasser les cartons vides,
  • Aider au déballage.
  • Cartons perdu (non trouvé !)
  • Problème informatique
  • Etc…

Nous pouvons également pendre en charge la création de Hotline afin de répondre rapidement aux doléances des utilisateurs :

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iXref : une société d’architecture

Elle est spécialisée en aménagement de bureaux et en space planning, inscrite au tableau de l'ordre des architectes d’Ile-de-France sous le numéro S16474, assurée à la Mutuelle des Architectes Français. À ce titre, vous  profitez de notre expertise, mais aussi des garanties qu’offre le recours à des Architectes. Nous sommes Maîtres d’Œuvre de conception et de réalisation de vos ouvrages. Nous intervenons dans les projets d'aménagement d'entreprises dès les phases d'études, en passant par les opérations de maîtrise d'œuvre, d'aménagement intérieur, jusqu’à la gestion des déménagements.

iXref n'est lié à aucune structure immobilière et apporte conseil et expertise en toute indépendance.

Nous pilotons l'ensemble des phases opérationnelles en fournissant une assistance à l'aménagement des espaces de bureaux.

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