L'enjeu du space planning,
c'est l'aménagement des bureaux
et des espaces de travail
Le space planning désigne l’ensemble des tâches qui conduisent à installer une société sur un nouveau site ou à la redéployer sur un site existant tout en optimisant l'espace.
Les interviews
programmer & assimiler
Le macro-zoning
jouer avec les contraintes
Le micro-zoning
détailler & agencer
Le design
couleur, forme, matière
Les travaux
organiser & réceptionner
Le déménagement
plannifier & anticiper
Qu'est-ce que le space planning ?
Aux sources du space planning
Mais, passer du bureau individuel au bureau paysager ne s'est pas fait sans heurt.
Les défauts sont connus ; le bruit, la promiscuité, le sentiment d'être contrôlé, surveillé par ces propres collègues, en bref : "l'open space a tuer".
Si le passage du bureau individuel à l'espace ouvert à globalement réduit le ratio moyen à l'époque, ce n'est plus vrai aujourd'hui.
Le salarié du secteur tertiaire est un animal grégaire et le bien-être au travail est un enjeu majeur pour les entreprises, il a fallu revoir la conception des bureaux et des espaces ouverts. La numérisation, nos manières de communiquer de travailler sont en pleine révolution et l’environnement de travail n'échappe pas à cette mutation.
Pour intégrer ces changements technologiques, organisationnelles, Il a fallu faire appel à des spécialistes de l'aménagement de bureau, les space planners.
Le space planning comporte deux approches.
- La première vise à étudier l'organisation de l'entreprises.
- La seconde s'intéresse au cadre de travail.
Ces deux phases réunies, après quelques plans de space planning et un chantier plus tard aboutissent à de nouveaux aménagements de bureaux en adéquation avec l'image de l'entreprise et répondants aux besions des utilisateurs.
Le space planning comme vecteur d'organisation
Les études de space planning visent à étudier l'organisation de l'entreprise au travers des relations que peuvent (ou pas) entretenir, les uns avec les autres, les hommes et femmes, les services et les directions.
Ces études conduisent également à étudier les relations de chaque entité avec les locaux servants, tel que salles de réunions, les locaux copies, les cafétérias etc...
Pour réussir une opération de space planning, il faut connaitre les rouages de l'entreprise et également les femmes et les hommes qui la composent. Cette réussite passe par un dialogue et des rencontres avec l'ensemble du personnel ou des groupes représentatifs : les interviews. Ces rencontres sont organisées autour d'un questionnaire, établis avec les membre du COPIL, et aide a accoucher des disfonctionnement, des désirs, des frustrations ressenties. Elles sont le premier socle de l'étude et permettent de produire les plans de macro-zoning.
Les interviews, prémices au space planning
Les interviews peuvent porter sur :
- L’activité, l’organisation et les liaisons fonctionnelles du service au sein de l'entreprise (l'organigramme) ;
- Les besoins en locaux servants, en bureaux, en salles de réunion ;
- Les équipements, le mobilier, l'éclairage ;
- Les temps d'utilisations des équipements, des locaux servants ;
- Les besoins spécifiques liés au métier ( plus d'armoires pour le juridique, des doubles écrans pour le BE, de la confidentialité pour le RH, etc...).
Les entretiens sont aussi l'occasion de connaitre les attentes et les envies des utilisateurs vis à vis du projet d'aménagement.
La campagne d'interviews peut se dérouler de trois manières :
- Formelles : iXref organise les rendez-vous avec les utilisateurs ou un panel représentatif. Nous remplissons ensemble le questionnaire au cours d'un échange d'environ 1 heure ;
- Informelles : les salariés, ou certains membres répondent à un questionnaire en ligne (anonyme ou non) ;
- Personnelles : le salarié remet le questionnaire (anonymement ou non), il y a répondu seul.
De la compagne d'entretiens résulte un rapport qui donne les grandes tendances, les orientations que doit suivre le projet de space planning. Il en résulte surtout un organigramme de la société qui met en évidence les besoins de proximité ou d'échanges de tel ou tel services.
Cette étape liminaire est complétée par l'établissement du programme du projet qui est un cahier des charges définissant les besoins, en nombre et en surface, en termes de locaux et d'équipements techniques. Il est établi en croisant les besoins avec les contraintes techniques et réglementaire du bâtiment.
Certains projets, surtout dans un cadre social tendu, nécessitent la création et la mise en place d'une charte d'aménagement. Ce sujet, qui est un projet à part entière mais il peut se résumer ainsi. Il implique les IRP, les ressources RH, et la direction. Une charte d'aménagement revient un établir un manuel d'utilisation du bâtiment en termes d'aménagement des espaces de travail. Il définit pour chaque fonction et pour chaque niveau hiérarchique la surface de bureau et la dotation en mobilier ou équipement à laquelle ils peuvent prétendre. La charte permet d'anticiper le niveau d'occupation de l'immeuble de bureaux et est surtout un moyen de répondre aux exigences des salariés avec équité.
L'organigramme, le programme, éventuellement la charte d'aménagement conduisent vers la phase de macro-zoning.
Les principales étages d'un projet de space planning
Le macro-zoning, une cartographie du space planning.
Nous connaissons, maintenant, l'entreprises et ces rouages. Les différents services ont émis leurs souhaits afin d'améliorer le passage de l'information et plus globalement les rapports qu'ils entretiennent entre eux. Les effectifs actuel et futurs sont quantifiés et qualifiés. Chacun a préciser ces besoins en salles de réunion, en locaux de classement, en isoloirs ou bien en points cafés.
Les architectes de iXref peuvent, à présent établir, les plans de macro-zoning.
Le Macro-zoning est une projection, sur plans couleurs, des différents services et des relations qui peuvent exister entre eux. Il est le reflet de l'organigramme et du programme.
Aussi, il va falloir faire des concessions, des adaptations, et proposer divers scénarios de macro-zoning. Des aller/retour, entre iXref et son maître d'ouvrage, vont être indispenssables avant d'obtenir une validation qui déclenchera le passage à la phase suivantes.
Les plans de macro-zoning vont se présenter sous formes d'aplats colorés représentant les services. Sur l'ensemble des étages, on pourra, d’un coup d'œil, percevoir les emplacements, les relations et l'occupation de chacun.
Le plan légendé peut être accompagné une coupe pour une meilleur compréhension des relations verticales qui peuvent exister au sein du macro-zoning. Pour chaque services ou groupes de services on peut obtenir des quantitatifs de surfaces. Cette phase permet, également, établir un premier estimatif budgétaires en particulier en se qui concerne le lot "cloisonnement".
Le marco-zoning représent les fondations du projet de space planning, il est le socle sur lequel vont se développer les phases suivantes. Les retours en arrière sont difficiles, ainsi il convient de mener cette tache avec la plus grande précision. La communication est importante, les utilisateurs doivent adérer au macro-zoning, aussi nous produisons des documents didactiques afin que tous puissent s'approprier le projet.
L'adhésion gagnée, les validations acquises permettent de passer à la phase suivante : le micro-zoning.
Le micro-zoning : l'aboutissement des études de conception.
La phase micro-zoning représente la matérialisation du macro-zoning. L'ensemble du projet va s'affiner jusqu'à permettre de lancer les appels d'offres.
En parallèle, comme dans tous projets d'architecture, les équipes de iXref développent un "CONCEPT" pour orienter et guider leur créativité. La définition du concept se manifeste par la création d’une guideline, un fil rouge qui représente la source du design des espaces. 
Les plans de macro-zoning intègrent la guideline dans leurs côtés "architecture intérieur". Du coté space planning, les plans vont être complétés par le tracé :
- Du cloisonnement et de ces différentes finitions :
- Plein
- Vitré
- Vitré sur allège
- Vitré toute hauteur
- etc...
- Du mobilier ; neuf ou récupéré ;
- Du nom des personnes et de leurs positions dans les bureaux ;
Dans le cadre du micro-zoning, nous effectuons, s'il y a lieu les inventaires du mobilier existant. Nous créons une base de données recensant les typologies de mobilier, leurs finitions, leurs états et leurs localisations de départ. Par la suite la base sera incrémentée des adresses d’arrivées, les plans présenteront la position de chaque élément à l’intérieur des bureaux.
Le projet de space planning est aussi un projet d'architecture intérieur. Pour qu'un espace soit agréable, il faut offrir différents points de vue, des couleurs et des matériaux variés aux utilisateurs.
-
qualifier l'image de l'entreprise,
-
augmenter la qualité des espaces travaillés,
-
structurer l'occupation,
-
repenser les liaisons entre les services,
-
impliquer les salariés dans un projet d'avenir commun,
-
adapter le cadre de travail aux nouvelles technologies.
Space planning - Une démarche RSE
Une démarche RSE s'intéresse à :
- Offrir de bonnes conditions sociales ;
- Un traitement équitable ;
- Former ;
- Être attentif au bien-être des salariés ;
- Favoriser l'équilibre travail, vie privée ;
- L'environnement de travail.
Des postures
Les space planners, des architectes spécialisés qui cherchent à offir aux salariés un catalogue de postures durant toute la journée de travail.
Travailler dans le tertiaire ne se résume pas à rester derrière un écran : c'est aussi partager, rencontrer, discuter, manger, .... On se déplace, on travaille en groupe, on se rencontre, on s'isole etc...
Le space planning est une démarche RSE
Initier une opération de space planning a plusieurs causes :
- L’entreprise profite d'un déménagement pour remettre à plat son fonctionnement avant son réaménagement ;
- Des disfonctionnements sont apparus au niveau de l'organisation ou de la communication interne ;
- Des locaux sont sous utiliser ou mal employés ou, au contraire, surchargés ;
- L'ambiance des locaux n'est pas à la hauteur en termes d'architecture intérieur ou au niveau des équipements.
En fait, le space planning s'inscrit également dans une démarche RSE (Responsabilité Sociétale des Entreprises). Les entreprises intègrent de plus en plus et de façon volontaire, les préoccupations sociales et environnementales dans leurs activités et dans leurs relations avec leurs clients et leurs fournisseurs.
La démarche RSE passe aussi par une réflexion sur l'environnement de travail. Tous salariés souhaitent pouvoir évoluer dans un environnement sûr et agréable. Dans ce cadre, la réflexion peut se porter sur :
- L'ergonomie (du mobilier et des espaces ) ;
- L'éclairage (un acteur majeur) ;
- L'acoustique ( des solutions simples et économiques existent) ;
- Les materiaux ( rendre les espaces de bureaux chaleureux) ;
- Les espaces collaboratifs (les boxs de rencontre informelles, les zones projets) ;
- Les espaces mutualisés (les salles de réunion, les obeya, les caféterias) ;
- Les espaces personnels (les isoloirs, les quiets room).
En améliorant son image interne, l'entreprise attire plus facilement les personnes qualifiées qu'elle recherche et le turn over est moins prégnant.
Exemples de plans de space planning et d'aménagement de bureau
iXref réalise les plans de space planning de vos futurs bureaux en 2D et surtout en 3D.
En effet, nous proposons, à l'ensemble de nos clients, une maquette numérique qui permet de se projeter plus aisement dans le plan d'aménagement tertiaire.
Quels lots sont traités lors d'une opération de space planning ?
Les études de space planning vont s’attarder sur les points suivants :
- La liaison entre services (organigramme),
- Le besoin en locaux servants,
- Les plans d'aménagement,
- Les typologies de cloisonnement, de mobilier et d'aménagement des espaces de bureaux,
- L’architecture intérieure / colorimétrie,
- L’adéquation de la climatisation avec l'utilisation des espaces,
- L’éclairement et l'éclairage,
- L’acoustique,
- La réalisation des dossiers de consultation des entreprises (DCE),
- La planification des déménagements de votre entreprise.
A ces éléments, s'ajoutent les phases opérationnelles que nos équipes vont aussi diriger :
- Le suivi vos travaux d'aménagement (OPC),
- La préparation et la gestion des consultations liées à votre déménagement.
