L’Ingénierie transfert

iXref accompagne ces clients dans toutes les phases du projet de space planning. Le déménagement en est la phase ultime et est l'affaire de spécialistes.

Dans cette optique, iXref propose un ensemble de prestations œuvrant à la réussite de l'ensemble de l'opération. Fort de son expérience dans le domaine de l'aménagement de bureaux et de l'organisation des déménagements tertiaires iXref apporte à ces clients tous les conseils nécessaires afin de les guider en phases préparatoire et en phase opérationnelle.

Un déménagement comporte les jalons suivants :

• En phase préparatoire :
  • Inventaires et référencement ;
  • Plans de transfert ;
  • Rédaction du CCTP ;
  • Gestion des base de données (mobilier et personnel) ;
  • Coordination du déménageur retenu ;
  • Préparation et pose de la signalétique transfert.
• La phase opérationnelle :
  • Etat des lieux des sites de départ et d’arrivée (au début et à la fin des opérations) ;
  • Suivi des opérations
• En phase post-transfert (SAV) :
  
  • Suivi des demandes d'assistance ;
  • Etat des lieux ;

Le déménagement d'entreprise dans le détails.

La phase préparatoire

Il convient d'abord de définir le type de prestation souhaité selon l'organisation de votre entreprise et les quantités de document ou de mobilier à déménager.

iXref pilotera l’appel d’offre transfert. En amont de cette étape, certaines phases devront avoir été étudiées. Cette première étape comporte les points suivants :

Audit & définition des besoins

• Rencontre de l'ensemble des intervenants de l'opération : représentants MoA, gestionnaire technique, DIT, etc. ;
• Organisation et animation de réunions en vue de la présentation de l'avancement des études, des recherches de solutions, conseils, et validation des choix retenus par la Maîtrise d'Ouvrage ;
• Inventaire des typologies de mobiliers et saisi informatique sur plan (déjà réaliser en phase de space planning) ;
• Choix du mode de déménagement (prestation complète, partielle (les agents emballe/déballe)) ;
• Prise ne charge de l’informatique (oui/non) ;
• Identifications des linéaires nécessaires, des matériels informatiques, recensement des mobiliers à déménager, à détruire ou à céder;
• Réunions de présentation du mode opératoire vers les utilisateurs ;
• Moyens d'accès et de livraisons, etc. ;
• Etude du scénario ;
• Consolidation de la base de données nominatives.

Rédaction du cahier des charges et choix du prestataire

iXref articule son intervention de la façon suivante :

• Réunions de Préparation ;
• Validations et calage des interventions selon scénario validé par la Maîtrise d'Ouvrage ;
• Coordination & contrôle des interfaces avec autres intervenants ;
• Suivi et contrôle du déroulé du planning selon scénario retenu et validé par la Maîtrise d'Ouvrage et autres intervenants ;
• Visites des locaux de départ et d'arrivée accompagnés de déménageurs soumissionnaires ;
• Gestion et suivi du planning ;
• Création / diffusion des plans de transfert et des listes transfert auprès du déménageurs ;
• Conditions de protection des ouvrages existants ;
• Sélection avec le Maître d'Ouvrage des mobiliers conservés ;
• Préparation des mises en place des matériels informatiques (PC, imprimantes...) ;
• Choix du déménageur en concertation avec le client.

Communication

iXref organise conjointement avec le déménageur retenu, une réunion auprès du personnel afin d’expliquer les procédures du déménagement et présenter le « guide déménagement ».Le guide contient l'ensemble des informations permettant aux salariés de connaitre les procédure du déménagement, à savoir :

• Le plannings ;
• Qui fait quoi ;
• Le montage des cartons ;
• Que mettre dans les cartons ;
• Que deviennent les outils informatique ;
• Les procédure de déballage et d'évacuation des cartons ;
• Le SAV.

La base de données nominatives

Les plans de transfert sont « connectés » à une base de données, fil rouge des opérations.
Cette base de données peut regrouper les informations suivantes :

• Nom /Prénom
• l'Ordre (position dans le bureau)
• Bâtiment Départ
• Etage Départ
• Local Départ
• Bâtiment Arrivée
• Etage Arrivée
• Local Arrivée
• La Phase

Les informations « d’étage », « de trame» et « d’ordre » concaténées créent un ID Transfert. Cet ID alpha numérique est l’identifiant unique affecté à chaque employé et à tous les éléments faisant partis des opérations mobilier compris. C'est ce code qui devra être reporté sur les étiquettes fournies par le déménageur (un étage = une couleur d'étiquette).
La base de données transfert permet d’éditer les listes de noms par phase mais également d’imprimer les étiquettes de Repérage Individuel.

Au mobilier, sera également affecté un ID, mais prenant un code numérique uniquement.

La phase opérationnelle

Le chantier déménagement

iXref propose d'articuler son intervention de la façon suivante :

• États des lieux du site de départ et du site d’arrivée (avant et après le déménagement) ;
• Contrôle des protections (pose & dépose) ;
• Contrôle du respect des consignes de sécurité ;
• Mise place de la signalétique transfert ;
• Contrôle de l'emballage déballage déménageur ;
• Contrôle à l'enlèvement, respect du process ;
• Contrôle de fin d'enlèvement ;
• Contrôle du déploiement sur site d'arrivée ;
• Contrôle des adresses de livraisons ;
• " Réception " par vagues d'arrivée ;
• Points d'avancement et reporting ;
• Gestion des interfaces avec autres intervenants.

 Le SAV

Au lendemain des phases de déménagement sont prévues des opérations de SAV. Une équipe restreinte de déménageurs est présente sur site pour assister les salariés dans le déplacement des cartons, faire des ajustements de mobilier. iXref et le chef d’équipe déménagement encadrent le SAV.
iXref pourra :

• Contrôler l'enlèvement des cartons vides ;
• Recenser des remarques de agents.